Forderungsausfall

Von einem Forderungsausfall spricht man, wenn eine Forderung endgültig als uneinbringlich gilt – im Unterschied zu einem bloßen Zahlungsverzug, bei dem eine Zahlung zwar verspätet, aber grundsätzlich noch erwartet wird. Ein Forderungsausfall entsteht typischerweise erst nach erfolglosem Mahnwesen, gescheiterten Inkassoversuchen oder im Rahmen eines Insolvenzverfahrens des Schuldners.

Buchhalterisch wird zwischen einer Wertberichtigung (der Forderungsausfall wird als wahrscheinlich, aber noch nicht endgültig eingeschätzt) und einer endgültigen Ausbuchung der Forderung unterschieden. Für die Liquiditätsplanung eines Unternehmens ist bereits die begründete Erwartung eines möglichen Forderungsausfalls relevant, nicht erst die endgültige buchhalterische Ausbuchung.

Bei Dienstleistungsunternehmen wie Coaching- oder Beratungsanbietern ist ein Forderungsausfall besonders problematisch, weil die Leistung selbst – anders als etwa eine physische Ware – bereits vollständig erbracht wurde, bevor die vollständige Bezahlung erfolgt ist. Die eigene Arbeitszeit, oft der größte Kostenfaktor, lässt sich im Nachhinein nicht mehr zurückholen, selbst wenn die vereinbarte Zahlung ausbleibt.

Besonders bei internen Ratenzahlungsvereinbarungen – wenn ein Anbieter seinen Kunden selbst anbietet, in mehreren Raten statt einer Einmalzahlung zu zahlen – trägt der Anbieter das volle Ausfallrisiko für jede einzelne noch ausstehende Rate. Bricht ein Kunde die Zahlungen nach wenigen Raten ab, hat der Anbieter unter Umständen bereits die komplette Leistung erbracht, aber nur einen Bruchteil des vereinbarten Honorars erhalten.

Es gibt mehrere klassische Ansätze zur Absicherung gegen Forderungsausfälle: eine sorgfältige Bonitätsprüfung neuer Kunden vor Vertragsabschluss, klare und rechtssichere Zahlungsbedingungen im Vertrag, konsequentes Mahnwesen bei Zahlungsverzug, sowie – insbesondere im B2B-Bereich – der Abschluss einer Kreditversicherung (auch Warenkreditversicherung genannt), die gegen eine Prämie das Ausfallrisiko bestimmter Forderungen absichert.

Eine weitere, in der Coaching- und Beratungsbranche zunehmend verbreitete Lösung ist die Einbindung eines externen Finanzierungspartners für Kundenzahlungen: Statt selbst eine interne Ratenzahlung zu verwalten und das damit verbundene Ausfallrisiko zu tragen, wird ein spezialisierter Finanzierungspartner zwischengeschaltet. Dieser prüft die Bonität des Endkunden, zahlt dem Anbieter das vollständige Honorar sofort aus und übernimmt anschließend selbst das Risiko und den Prozess der Ratenzahlung gegenüber dem Kunden.

Der entscheidende Unterschied bei einer externen Kundenfinanzierung liegt in der Verlagerung des Ausfallrisikos: Bei einer klassischen internen Ratenzahlung trägt der Dienstleistungsanbieter selbst das volle Risiko, dass eine oder mehrere Raten ausbleiben. Bei einer über einen Finanzierungspartner abgewickelten Finanzierung wird die Forderung gegenüber dem Endkunden dagegen an den Finanzierungspartner übertragen beziehungsweise dieser tritt direkt als Kreditgeber gegenüber dem Endkunden auf.

Für den Anbieter bedeutet das: Sobald die Finanzierung bewilligt und ausgezahlt wurde, betrifft ein späterer Zahlungsausfall des Endkunden ausschließlich das Verhältnis zwischen Kunde und Finanzierungspartner – nicht mehr den ursprünglichen Dienstleistungsanbieter. Das eigene unternehmerische Risiko sinkt dadurch erheblich, ohne auf die höhere Abschlussquote einer angebotenen Ratenzahlungsoption verzichten zu müssen.

Ein Coach verkauft ein Programm für 12.000 Euro und bietet dem Kunden zwölf Monatsraten zu je 1.000 Euro an. Bricht der Kunde nach der vierten Rate die Zahlungen ab, hat der Coach zu diesem Zeitpunkt bereits die vollständige Leistung erbracht, aber nur 4.000 Euro der vereinbarten 12.000 Euro erhalten – ein Forderungsausfall von 8.000 Euro, dessen Beitreibung zusätzlichen Aufwand und ungewisse Erfolgsaussichten mit sich bringt.

Wäre dieselbe Finanzierung stattdessen über einen externen Finanzierungspartner abgewickelt worden, hätte der Coach die vollen 12.000 Euro bereits zu Beginn erhalten. Ein späterer Zahlungsausfall des Kunden würde in diesem Fall ausschließlich den Finanzierungspartner betreffen, nicht den Coach selbst.

Bevor eine Forderung tatsächlich als ausgefallen gilt, durchläuft sie in der Regel mehrere Eskalationsstufen. Zunächst folgt auf eine überfällige Zahlung meist eine freundliche Zahlungserinnerung, danach ein oder mehrere förmliche Mahnungen mit Fristsetzung. Bleiben diese erfolglos, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden, das mit vergleichsweise geringem Aufwand einen vollstreckbaren Titel schafft, sofern der Schuldner nicht widerspricht.

Wird gegen den Mahnbescheid Widerspruch eingelegt oder ist die Forderung strittig, bleibt als nächster Schritt die Klage vor dem zuständigen Gericht. Dieser Weg ist zeit- und kostenintensiver, kann aber notwendig sein, um eine Forderung endgültig durchzusetzen. Alternativ oder ergänzend beauftragen viele Unternehmen spezialisierte Inkassodienstleister, die auf die außergerichtliche Beitreibung offener Forderungen spezialisiert sind und häufig über eingespielte Prozesse sowie eine gewisse Verhandlungsroutine verfügen.

In jedem Fall gilt: Je länger eine offene Forderung unbearbeitet bleibt, desto geringer wird statistisch die Wahrscheinlichkeit einer vollständigen Beitreibung. Ein konsequentes, zeitnahes Mahnwesen ist deshalb einer der wirksamsten Hebel, um das Risiko eines endgültigen Forderungsausfalls zu reduzieren.

Aus steuerlicher Sicht können endgültig uneinbringliche Forderungen als Betriebsausgabe berücksichtigt werden, da der ursprünglich als Umsatz beziehungsweise Ertrag verbuchte Betrag tatsächlich nie zugeflossen ist. Bereits bei begründeten Zweifeln an der Einbringlichkeit einer Forderung – etwa nach erfolglosem Mahnwesen oder bei bekannter Zahlungsunfähigkeit des Schuldners – kann handels- und steuerrechtlich eine Wertberichtigung vorgenommen werden, auch bevor die Forderung endgültig als verloren gilt.

Bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen lässt sich zudem die auf den Forderungsausfall entfallende, bereits abgeführte Umsatzsteuer unter bestimmten Voraussetzungen berichtigen. Die genaue Vorgehensweise, insbesondere der richtige Zeitpunkt für eine Wertberichtigung beziehungsweise endgültige Ausbuchung, sollte im Einzelfall mit einem Steuerberater abgestimmt werden, da hier formale Anforderungen zu beachten sind.

Bestimmte Signale können frühzeitig auf ein erhöhtes Ausfallrisiko bei einem Kunden hindeuten, noch bevor eine Zahlung tatsächlich ausbleibt: wiederholt verspätete Zahlungen bei früheren Raten, ausweichende oder verzögerte Kommunikation auf Nachfragen, plötzliche Änderungen der Kontaktdaten oder erkennbare wirtschaftliche Schwierigkeiten beim Kunden, etwa bei Geschäftskunden öffentlich bekannte Insolvenzmeldungen.

Wer solche Frühwarnzeichen konsequent im Blick behält und frühzeitig das Gespräch mit dem betroffenen Kunden sucht, kann in vielen Fällen noch eine einvernehmliche Lösung finden, etwa eine angepasste Ratenhöhe oder einen verlängerten Zahlungsplan, bevor es zu einem vollständigen Ausfall kommt. Diese präventive Kommunikation ist bei einer intern verwalteten Ratenzahlung deutlich aufwendiger als bei einer über einen Finanzierungspartner abgewickelten Lösung, bei der professionelles Forderungsmanagement Teil des Geschäftsmodells des Partners ist.

Stellt man die drei gängigen Umgangsweisen mit dem Ausfallrisiko bei Ratenzahlungen gegenüber, ergeben sich deutliche Unterschiede. Bei der internen Ratenzahlung trägt der Anbieter das volle Ausfallrisiko selbst und muss im Ernstfall Zeit und Ressourcen in Mahnwesen oder Inkasso investieren, mit ungewissem Ausgang. Wird nachträglich ein Inkassodienstleister eingeschaltet, sinkt zwar der eigene administrative Aufwand, das grundsätzliche Ausfallrisiko bleibt jedoch beim Anbieter bestehen, da Inkassounternehmen in der Regel nur einen Teil der beigetriebenen Summe als Erfolgsprovision einbehalten und selbst kein Ausfallrisiko übernehmen.

Bei einer über einen externen Finanzierungspartner abgewickelten Kundenfinanzierung entfällt dieses Risiko für den Anbieter dagegen von vornherein, da die Forderung gegenüber dem Endkunden gar nicht erst beim ursprünglichen Anbieter entsteht, sondern direkt beim Finanzierungspartner. Diese strukturelle Verlagerung ist der zentrale Unterschied, der Kundenfinanzierung für Dienstleister mit hochpreisigen Einzelverträgen besonders attraktiv macht.

Kann ich einen Forderungsausfall steuerlich geltend machen? Grundsätzlich lassen sich endgültig uneinbringliche Forderungen als Betriebsausgabe beziehungsweise Wertberichtigung steuerlich berücksichtigen. Die genauen Voraussetzungen und der richtige Zeitpunkt sollten mit einem Steuerberater abgestimmt werden.

Lohnt sich eine Kreditversicherung für kleine Unternehmen? Das hängt von der Höhe und Häufigkeit der eigenen offenen Forderungen sowie der Kundenstruktur ab. Für Unternehmen mit wenigen, aber hohen Einzelforderungen – wie es bei hochpreisigen Coaching- oder Beratungsprogrammen häufig der Fall ist – kann eine gezielte Absicherung einzelner Forderungen, etwa über eine externe Kundenfinanzierung, oft praktikabler sein als eine klassische, meist auf gewerbliche Warenlieferungen zugeschnittene Kreditversicherung.

Wie hoch ist ein realistisches Forderungsausfallrisiko bei interner Ratenzahlung? Belastbare, allgemeingültige Zahlen gibt es dafür nicht, da das Risiko stark von der jeweiligen Zielgruppe, der Sorgfalt der eigenen Bonitätsprüfung und der Höhe der vereinbarten Raten abhängt. Genau diese Unsicherheit ist einer der Hauptgründe, warum viele Anbieter das Risiko lieber an einen darauf spezialisierten Finanzierungspartner auslagern, statt es selbst zu tragen.

Was ist der Unterschied zwischen Forderungsausfall und Forderungsverzicht? Ein Forderungsausfall entsteht unfreiwillig, weil eine Forderung trotz aller Bemühungen nicht beigetrieben werden kann. Ein Forderungsverzicht ist dagegen eine bewusste, freiwillige Entscheidung des Gläubigers, auf eine an sich noch durchsetzbare Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, etwa im Rahmen einer einvernehmlichen Einigung mit dem Schuldner.

Wie wirkt sich ein Forderungsausfall auf die eigene Buchhaltung und den ausgewiesenen Gewinn aus? Eine ursprünglich als Umsatz und Ertrag verbuchte Forderung, die später ausfällt, muss über eine Wertberichtigung beziehungsweise Ausbuchung korrigiert werden, was den zunächst ausgewiesenen Gewinn nachträglich mindert. Dieser Effekt verdeutlicht, warum ein hoher Umsatz allein wenig über die tatsächliche wirtschaftliche Lage eines Unternehmens aussagt, solange nicht auch die tatsächliche Zahlungsrealität – also der Cashflow – berücksichtigt wird.

Ab welchem Punkt sollte ich professionelle Hilfe beim Forderungseinzug in Anspruch nehmen, statt selbst weiter zu mahnen? Eine pauschale Grenze gibt es nicht, als grobe Orientierung gilt jedoch: Bleiben zwei bis drei eigene schriftliche Mahnungen ohne jede Reaktion des Schuldners, sinkt die Erfolgswahrscheinlichkeit einer eigenständigen Beitreibung erheblich, während gleichzeitig weitere Zeit verstreicht. Ab diesem Punkt lohnt sich in der Regel die Einschaltung eines Inkassodienstleisters oder rechtlicher Schritte, um die Forderung nicht durch weiteres Zuwarten zusätzlich zu gefährden.

Verjähren offene Forderungen irgendwann automatisch? Ja, in Deutschland gilt für die meisten vertraglichen Forderungen die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB, die grundsätzlich mit dem Ende des Jahres beginnt, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen Kenntnis erlangt hat. Nach Ablauf dieser Frist kann der Schuldner die Zahlung verweigern, weshalb rechtzeitiges Handeln bei offenen Forderungen wichtig ist.